首先说明自己预计什么时间段拜访供应商，同行的有哪些人，希望和供应商的哪些部门或人员会面

接着说明拜访的目的，如果对方不清楚事件起因可以详细说明，如果是解决双方都了解的事情只需要大致写一下

最后可以把预计的行程安排和会议计划时间列出来，和供应商协商可行性。