先在会议室每个座位前方的会议桌上正中位置，话筒的下方，放5页空白纸或是信笺纸，然后在纸面的右侧，竖着摆放签字笔或是削好的铅笔，如果领导有特殊要求的，还需摆放红蓝笔。会议开始前，需要对每只签字笔，铅笔或红蓝笔进行试用，防止出现漏油或书写不畅等意外情况。