公关文书一般会在政府机关、企事业单位、人民团体等组织用来汇报、反映、沟通情况和交流经验的时候用到。

由于它不属于正式公文，因此不能公开出版，只在内部发行。日常工作中所见的通讯、动态、情况反映、信息通报、内部参考都属于简报的范围。由于其具有简短灵活的特点，因此它的使用范围很广，在公关文书中应用较多。