一是安排一个人总负责。包括与饭菜或饭店的安排，接待等。

二是统计人数，安排桌次。一般是八个人或十个人一桌。安排桌次时要考虑同类的或比较熟悉的人排在一桌。尽可能避免老少、男女、级别相差过大和有芥蒂的人排在一桌。

三是安排专人接待来宾。

四是，如有讲话等仪式，则需要有一个主持人，（也可是总负责人承担）